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PlusFakt Enterprise - Online-Handbuch

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Rechnungsversand Automatik

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OPTIONALER PROGRAMMTEIL

 

Das optionale Modul "Rechnungsversand Automatik" erlaubt es Ihnen, in einem voreingestellten Zeitintervall alle (gemäß Konfiguration) offenen Kunden-Lieferscheine (im folgenden nur noch "Lieferschein" genannt) selbsttätig automatisch in Rechnungen zu wandeln und zu versenden.

 

Wie das Ganze konfiguriert und genutzt werden kann erfahren Sie hier.

 

 

Beachten Sie bitte unbedingt folgendes:

 

Bei allen Kunden (auch Neukunden) werden die in den Allgemeinen Einstellungen hinterlegten Einstellungen angewendet.

Sollen bei einem (oder mehreren) Kunden jedoch davon abweichende Einstellungen zum Tragen kommen, müssen diese explizit bei dem jeweiligen Kunden hinterlegt werden.

 

 

Einstellungen

 

Hinweis: Samstage und Sonntage, sowie im Terminkalender von PlusFakt eingetragene Feiertage (auch wenn diese nicht bundeseinheitlich sind) verzögern die eingestellte Ausführung. Wenn also eine Ausführung mit 2 Tagen eingestellt wurde und innerhalb der zwei Tage liegt ein Sa/So, so werden diese Tage auf den Wert aufgerechnet und, schlimmstenfalls der automatisierte Rechnungsversand auf 4 Tage erweitert.

 

 

Verwendung

 

Wenn Sie die Rechnungsversand Automatik entsprechend konfiguriert haben, müssen Sie den Job im PlusFakt-Tool noch anpassen und automatisiert laufen lassen. Das ist zwingend notwendig!

Die Anleitung für die Konfiguration des Jobs finden Sie hier:

 

 

Einzelne Belege für die Übertragung sperren

 

Es ist möglich, dass durch Setzen eines Belegstatus einzelne Belege von der Rechnungsversand Automatik ausgeschlossen werden.

 

Wählen Sie den entsprechenden Beleg aus und klicken mit der rechten Maustaste 1 in das Feld der Spalte "Beleg Status" und wählen dort den Punkt 2 "Beleg Status setzen"

pfe_ra_beleg_ausschliessen1

 

Im Folgenden Fenster können Sie den Status 3 "RechnungAutomatikGesperrt" wählen und mit 4 OK bestätigen.

 

pfe_ra_beleg_ausschliessen2

 

Im Feld Beleg Status kann sofort der Status eines Beleges eingesehen werden:

pfe_belegstatus

 

EXKURS: Sollte die Spalte "Beleg Status" nicht in Ihrer Tabelle vorhanden sein, können Sie diese dort mit wenigen Klicks einblenden.

Hier finden Sie dazu die Anleitung

 

Rechnungsversand per Email

 

Die von der Rechnungsversand Automatik erstellten Belege werden von dem PC aus versendet, auf dem das PlusFakt-Tool arbeitet. In der Regel ist dies Ihr Server.

Damit der PllusFakt-Tool-Job nun die Belege per Email versenden kann wird es dringend empfohlen, in den allgemeinen Einstellungen die SMTP-Daten Ihres Email-Providers zu hinterlegen. Somit hat das Tool dann die Möglichkeit, die Mails "selbst" zu versenden.

 

Es ist auch möglich, z.B. per Outlook oder sonstiger Email-Software versenden zu lassen, doch besteht hierbei die Möglichkeit, dass das Email-Programm aus vermeintlichen Sicherheitsgründen das Senden verweigert.

Oftmals ist dies dann auch nicht nachvollziehbar und führt im Endeffekt dazu, dass die Mails unbemerkt nicht versendet werden.

 

Wie Sie die nötigen SMTP-Daten im PlusFakt Enterprise hinterlegen können, erfahren Sie hier:

 

 

Versendete Emails sind dann beim jeweiligen Kunden unter "Briefe/Dateien" einzusehen.

 

 

Mailvorlagen

 

PlusFakt Enterprise übernimmt beim Versand von Emails die hinterlegten Mailvorlagen für den Rechnungsversand. Sind beim Kunden eigene Mailvorlagen eingestellt, werden diese berücksichtigt.

Hier können Sie sich die Mailvorlagen anschauen und ggf. anpassen: