Erzeugen einer Exportdatei zum einlesen in das Paketprogramm (z.B. Gepard bei GLS)
Beim Abschließen eines Belegs (Rechnung/Lieferschein) wird eine TXT Datei erzeugt bzw. , welche entsprechend vom Programm Ihres Paketversenders eingelesen werden kann.
Diese Datei wird in folgendem Verzeichnis auf dem Server abgelegt:
<PlusFakt>\Export\<Name_des_Versenders>\<Name_des_Versenders>.txt
Dieser Versender-Pfad ist pro Benutzer einstellbar.
Öffnen Sie dazu EINSTELLUNGEN - ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN und geben im Suchfeld "pfad" (ohne "") ein.
Im Bereich "Beleg" kann dann für jeden Benutzer ein separater Pfad angegeben werden.
Die Datei hat folgenden Aufbau (Standardformat PlusFakt Enterprise):
•KundenNrLieferadresse //nur falls Lieferadresse aus Kundenstamm ausgewählt wurde
•LieferAdresseAnrede
•LieferAdresseZuname
•LieferadresseVorname
•LieferAdresseStrasse
•LieferAdresseLand
•LieferAdressePLZ
•LieferAdresseOrt
•KundenNr
•RechnungAnrede
•RechnungZuname
•RechnungVorname
•RechnungStrasse
•RechnungLand
•RechnungPLZ
•RechnungOrt
•RechnungNrText
•Anzahl
•Gesamtgewicht
Die einzelnen Spalten sind durch Semikolon getrennt.
Änderung des Aufbaus der Exportdatei
Sie haben die Möglichkeit das Exportformat frei zu ändern.
Um diese nun entsprechend einzurichten, muss eine Vorlagendatei (.ini) erstellt werden, welche PlusFakt Enterprise als "Vorlage" dient, um die entsprechenden Versanddaten erstellen zu können.
Die Vorlagendatei bzw. falls Sie mehrere Versender verwenden Vorlagendateien müssen in folgendem Verzeichnis abgelegt werden:
<PlusFakt Verz. auf dem Server>\Daten\Exportbeschreibungen\Versenderdateien\
Der Dateiname lautet <Name_des_Versenders>.ini also z.B. DPD.ini oder GLS.ini
Aufbau der Vorlagendatei:
Die Vorlagendatei (.ini) zum Paketversand kann mit einem Texteditor erstellt werden und enthält einen Musterdatensatz mit den Feldnamen.
Dieses Beispiel erzeugt z.B. das PlusFakt Standardformat:
{KundenNrLieferadresse};{dtLieferAdresseAnrede};{dtLieferAdresseZuname};{dtLieferadresseVorname};{dtLieferAdresseStrasse};{dtLieferAdresseLand};{dtLieferAdressePLZ};{dtLieferAdresseOrt};{dtKundenNr};{dtRechnungAnrede};{dtRechnungZuname};{dtRechnungVorname};{dtRechnungStrasse};{dtRechnungLand};{dtRechnungPLZ};{dtRechnungOrt};{dtRechnungNrText};{Anzahl};{dtEmail};{Gesamtgewicht}
Sie finden eine Musterdatei auf dem Server die den oben gezeigten Aufbau beinhaltet unter:
<PlusFakt Verz. auf dem Server>\Daten\Exportbeschreibungen\Versenderdateien\Beispiel.ini
Beachten Sie dass Sie am Ende kein Return einfügen, da PlusFakt beim erzeugen mehrere Datensätze dies automatisch vornimmt.
Sie haben so die Möglichkeit beliebig die Felder nach Ihren Wünschen einzufügen oder anzupassen. Auch die Änderung des Trennzeichens (hier Semikolon) ist leicht möglich. Hierzu müssen Sie einfach das gewünschte Zeichen zwischen die Felder einfügen.
Folgende Felder stehen zur Verfügung:
{dtKundenNr} |
Kunden Nr. des Rechnungsempfängers |
{dtEmail} |
E-Mail des Rechnungsempfängers PlusFakt |
{dtRechnungNrText} |
Beleg Nr. (also bei Lieferschein die Lieferschein Nr., bei Rechnung die Rch. Nr. |
{dtDatum} |
Beleg Datum |
{dtRechnungAnrede} |
Rechnungsadresse Anrede |
{dtRechnungVorname} |
Rechnungsadresse Vorname |
{dtRechnungZuname} |
Rechnungsadresse Zuname |
{dtRechnungAdressZeile2} |
Rechnungsadresse 2. Adresszeile |
{dtRechnungStrasse} |
Rechnungsadresse Straße |
{dtRechnungLand} |
Rechnungsadresse Land |
{dtRechnungPLZ} |
Rechnungsadresse PLZ |
{dtRechnungOrt} |
Rechnungsadresse Ort |
{dtLieferAdresseAnrede} |
Lieferadresse Anrede |
{dtLieferAdresseVorname} |
Lieferadresse Vorname |
{dtLieferAdresseZuname} |
Lieferadresse Zuname |
{dtLieferAdresseAdressZeile2} |
Lieferadresse Adresszeile2 |
{dtLieferAdresseStrasse} |
Lieferadresse Straße |
{dtLieferAdresseLand} |
Lieferadresse Land |
{dtLieferAdresseLandISOFormat} |
Lieferadresse Land ISO Format - versucht, das eingestellte Länderformat durch das ISO-Format zu ersetzen. D wird zu DE, F wird zu FR, I wird zu IT, ... |
{dtLieferAdressePLZ} |
Lieferadresse PLZ |
{dtLieferAdresseOrt} |
Lieferadresse Ort |
{dtLieferAdresseTelefon} |
Lieferadresse Telefon |
{dtLieferAdresseEmail} |
Lieferadresse Email |
{dtLieferAdresseAnsprechpartner} |
Lieferadresse Ansprechpartner |
{dtBestelltVon} |
Feld Bestellt Von (aus dem Beleg) |
{dtBestellNr} |
Feld Bestell Nr. (aus dem Beleg) |
{dtBestelltAm} |
Feld Bestellt am (aus dem Beleg) |
{dtVersandName} |
Name des Versenders (wie im Beleg eingetragen) |
{dtRechnungTyp} |
0 = Rechnung; 3 = Lieferschein |
{dtMitarbeiter} |
Mitarbeiter wie im Beleg hinterlegt |
{dtKmStand} |
KM Stand wie im Beleg hinterlegt |
{dtKFZKennzeichen} |
KFZ Kennzeichen wie im Beleg hinterlegt |
{GesamtGewicht} |
Gesamtes Gewicht aller Artikel, Anzahl * Gewicht pro Position |
{KundenNrLieferAdresse} |
Kunden Nr. der Lieferadresse – Achtung dieses Feld kann auch leer sein |
{KundenNrLieferTelefon} |
Kunden Telefon Nr. der Lieferadresse |
{Stationskennung} |
Feld wird nicht mehr verwendet, wird automatisch "" (vorhanden aus Kompatibilitätsgründen) |
{Anzahl} |
Anzahl der Pakete -> siehe hierzu Anmerkung |
{PaketVersandArt} |
Paket Versandart -> siehe hierzu Anmerkung |
{PaketNr} |
falls in PlusFakt die Paketanzahl entsprechend im Lieferschein angegeben ist und in der Schnittstelle entsprechend eingegeben wurde, dass pro Paket ein Datensatz erzeugt wird, enthält PaketNr. die entsprechende Nr |
{PaketGewicht} |
Gesamt Gewicht des Auftrags geteilt durch Anzahl Pakete |
| {NeutralVersand} | übergibt eine 1 (= Neutral) oder eine 0 (= Normal) -> siehe hierzu Anmerkung zum Neutralversand |
| {NeutralAnrede} | bitte beachten Sie hierzu die Anmerkung zum Neutralversand |
| {NeutralVorname} | bitte beachten Sie hierzu die Anmerkung zum Neutralversand |
| {NeutralZuname} | bitte beachten Sie hierzu die Anmerkung zum Neutralversand |
| {NeutralAdresszeile2} | bitte beachten Sie hierzu die Anmerkung zum Neutralversand |
| {NeutralStrasse} | bitte beachten Sie hierzu die Anmerkung zum Neutralversand |
| {NeutralPlz} | bitte beachten Sie hierzu die Anmerkung zum Neutralversand |
| {NeutralLand} | bitte beachten Sie hierzu die Anmerkung zum Neutralversand |
| {NeutralOrt} | bitte beachten Sie hierzu die Anmerkung zum Neutralversand |
Anmerkungen:
Paketversandart
Sofern ihr Versandunternehmen ein Kürzel für die Versandart vorschreibt und Sie nicht nur Normal Pakete verschicken (Bsp: DPD mit dem Kürzel NP) Können Sie, sobald die Variable in ihrem Filter existiert, über die ArtikelNr Art 4 ihres Versandartikels das Versandart Kürzel vorgeben.
Falls Sie in der ArtikelNr Art 4 schon „Versand:DPD“ o.ä. stehen haben müsste der Wert wie folgt aussehen „versand:DPD|NP“
Als Trennzeichen ist also der "|" (ohne "") zu verwenden (ALTGR + < auf der Tastatur)
Neutralversand:
Um einen Versand als Neutralversand zu deklarieren, benötigen Sie einen eigenständigen Versandartikel, der dann im Beleg genutzt werden kann.
Dieser muss wiefolgt konfiguriert sein:
1. Der Name des Neutralversand-Artikels muss mit dem jeweiligen Versender beginnen.
Anmerkung: Der Name sollte sich aus dem Versender und einer genaueren Bezeichnung zusammensetzen. Der "zweite" Teil des Namens (also der Teil nach dem Versendernamen) ist frei wählbar und dient lediglich dazu, dass Sie die Versandartikel besser voneinander unterscheiden können.
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z.B.: GLS - GLSVersand, GLSNeutral, GLSFrei DPD - DPDVersand, DPDNeutral, DPDFrei ... |
2. Im Feld "ArtikelNr 1" MUSS das Wort "neutral" eingetragen werden. |
Hat der Versandartikel in der "Alternativ Nr.1" das Wort "neutral" eingetragen, führt das dazu, dass bei Verwendung dieses Artikels dann beim Export die Variable {Neutralversand} mit "1" gefüllt wird. Fehlt der Eintrag "neutral" im Feld "Alternativ Nr.1", wird eine "0" übergeben, auch wenn der Name des Artikels z.B. "DPDNeutral" heißt.
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Es ist also für Ihre bessere Unterscheidung nötig, den Artikel entsprechend in der Artikelnummer zu benennen, aber für die Funktion als Neutral-Artikel MUSS in der "Alternativ Nr.1" das Wort "neutral" stehen.
Beachten Sie bitte, dass die Verwendung von Neutralversand optional ist. Wenn Sie Neutralversand benötigen, können Sie diesen entsprechend einrichten. Wenn Sie keinen "regulären" Versandartikel benötigen, sondern ausschließlich Neutralversand, dann können Sie Ihren bestehenden Artikel entsprechend kennzeichnen oder eben einen neuen Artikel entsprechend konfiguriert anlegen ("neutral" in Alternativ Nr.1)
Hier Beispiele dafür:
Funktionierender Neutralversand
(1) Bezeichnung DPD Neutralversand, (2) ArtikelNr1 neutral
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Funktionierender Neutralversand, da bei (2) der Eintrag "neutral" hinterlegt ist. Auch zu sehen ist die Bezeichnung "DPDNeutralVersand" bei (1), aber wie bereits beschrieben hat das eher kosmetischen Charakter und ist nicht unbedingt von Nöten für einen Neutralversand. |
(1) Bezeichnung DPD Versand, (2) Alternativ Nr.1 neutral
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Ein derartiger Artikel wird auch zu einem Neutralversand führen. Bei (1) steht zwar nicht neutral in der Bezeichnung, aber bei (2) ist in der "Alternativ Nr.1" der Eintrag "neutral", welcher alleinig wichtig für PlusFakt zur Übergabe als Neutralversand ist. |
(1) Bezeichnung DPD Neutralversand, (2) Alternativ Nr.1 leer
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ACHTUNG ! Dieser Artikel wird nicht als Neutralversandartikel übergeben!
Im Feld (1) steht zwar in der Bezeichnung "DPD Neutralversand", aber das Feld (2) "Alternativ Nr.1" ist leer!
Nur wenn bei (2) das Wort "neutral" eingetragen ist, wird der Versandartikel einen Neutralversand auslösen! |
Neutralversand Anschriftenfelder:
Wenn Neutralversand gewählt wurde, dann wird bei einem Neutralversand als Absender die Rechnungsadresse übergeben, sonst bleiben die Felder leer.
Somit ist es möglich dem „Kunden des Kunden“ als Absender mitzuteilen.
Ein Datensatz pro Paket:
Als Standard wird für einen Auftrag ein Datensatz geschrieben, in welchem dann die Anzahl der Pakete als Anzahl ist.
Wenn Sie pro Paket einen Datensatz möchten, können Sie dies in den PlusFakt Einstellungen unter Versandeinstellungen einstellen, indem Sie die Option "Einzelsätze" anwählen.
Beachten Sie dass in einem solchen Fall es keinen Sinn macht die Anzahl Pakete in der Exportdatei mit auzugeben.
Feld Anzahl (Paketanzahl):
Wenn Sie in einem Beleg eine Dienstleistung einfügen die mit dem Namen des Versenders
beginnt, dann wird die Anzahl dieser Dienstleistung in die Übergabedatei übergeben.
Beispiel: Sie versenden mit DPD und haben einen Dienstleistung mit Artikel Nr. DPDFracht2.
Wenn Sie diesen Artikel auf den Beleg übernehmen mit Anzahl 2, dann wird als Paketanzahl
2 übergeben
Frachtartikel:
Sie können in PlusFakt Frachtartikel definieren.
Wie genau das funktioniert erfahren Sie
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