In PlusFakt Enterprise ist es mit geringstem Aufwand möglich, Belegdaten zu importieren.
Dieser Import ist dazu gedacht, Positionen direkt in einen Beleg zu importieren. So ist es z.B. möglich ein Angebot das Sie als Excel Datei bekommen zu haben in einen Beleg zu importieren um bei Preisvergleichen entsprechende Informationen zu erhalten.
Es lassen Sich auf diese Art aber auch Rechnungen oder Lieferscheine (jeweils die Positionen) in einen Beleg importieren.
Beachten Sie bitte, dass Sie für das verwenden dieser Option Erfahrungen mit dem Umgang mit Dateien haben müssen.
Um das ganze Nutzen zu können, müssen Sie sich eine Konfigurationsdatei (Einstellungsdatei für den Import anlegen). Sie können mehrere Anlegen um z.B. von verschiedenen Lieferanten entsprechend verschiedene Dateien einzulesen ohne jedes mal alles neu Einzustellen.
Eingelesen können CSV oder TXT Dateien, welche entsprechende Datensätze enthalten die mit Komma, Tabulator, Semikolon oder Pipe Zeichen getrennte Felder enthalten.
Öffnen Sie den Reiter "Import/Export/Update" und wählen dort
"Beleg Import konfigurieren" aus dem Menüband
Im folgenden Fenster klicken Sie dann auf "Weiter"
Hier können Sie nun entweder bereits gespeicherte Konfigurationen auswählen. Das ist nur dann möglich, wenn bereits zuvor Konfigurationen angelegt wurde. Diese können Sie dann zum Ändern aufrufen
Durch klicken auf "Import-Datei Öffnen" kann eine neue Konfiguration angelegt werden
Wählen Sie die zu importierende Datei im Auswahlexplorer aus
Klicken Sie anschließend auf "Öffnen", um die ausgewählte Datei einzulesen
Im Bereich "Konfiguration des Imports" können nun folgenden Einstellungen getätigt werden:
Haben Sie alle Einstellungen überprüft und wenn nötig angepasst, klicken Sie auf Weiter
Im folgenden Fenster können Sie die eigentliche Zuordnung durchführen. Ziehen Sie dazu wie im GIF (zum Abspielen bitte anklicken) gezeigt die jeweiligen Spalten in die Zuordnungsfelder. So können Sie die Spalten den jeweiligen Feldnamen zuordnen. Beachten Sie bitte, dass wie hier bei "Langtext" gezeigt, auch Kombinationen aus festem Text und Spaltennummern möglich sind. Wenn Sie also wie gezeigt in das Positionsfeld bei "Langtext" Info: schreiben und anschließend die Spalte hinzufügen, wird in dem Feld beim Import "Info: + den Inhalt der zugeordneten Spalte" ausgegeben. Auch Spaltenkombinationen sind möglich. Ziehen Sie dazu einfach mehrere Spalten in eine Feldposition. Achten Sie darauf, wenn nötig Leerstellen oder Trennzeichen dazwischen einzufügen
Klicken Sie hier auf "Einstellungsdatei erstellen", um die Einstellungsdatei zu erstellen und für die Verwendung zu speichern
Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Belegimport ein
Bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf OK
Anschließend können Sie auf Weiter klicken
Die Erstellung der Import-Konfiguration ist nun beendet und kann mit Fertigstellen abgeschlossen werden
Öffnen Sie den Reiter "Schnittstellen"
Wählen Sie hier "Artikelimport über externe Datei"
Wählen Sie im folgenden Auswahlfenster den gewünschten, zuvor erstellten Belegimport
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK
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