Zu jedem Kunden können flexibel beliebig viele Ansprechpartner und Kontakte hinterlegt werden – sei es für den Vertrieb, die Buchhaltung oder den Werkstattbereich. Für jeden einzelnen Kontakt lassen sich individuelle Rufnummern oder E-Mail-Adressen erfassen, sodass die Kommunikation stets zielgerichtet erfolgen kann. Zusätzlich können spezielle E-Mail-Kontakte definiert werden, die beispielsweise ausschließlich für den automatisierten Versand von Belegen oder sonstigen Mitteilungen verwendet werden.
Sie können die Kontakte oder Ansprechpartner nach der Art des Kontaktmediums anlegen:
Telefon |
Hier können Sie einen Kontakt/Ansprechpartner mit einer Telefonnummer (Festnetz oder Mobil) anlegen.
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Fax |
Hier können Sie einen Kontakt/Ansprechpartner mit einer Faxnummer anlegen.
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Hier können Sie einen Kontakt/Ansprechpartner mit einer Mailadresse anlegen. |
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Neben den allgemein hinterlegten Kontaktinformationen bietet PlusFakt Enterprise zudem die Möglichkeit, zweckgebundene E-Mail-Kontakte zu erfassen. So kann beispielsweise ein Lieferschein oder eine Rechnung gezielt an einen abweichenden Empfänger versendet werden – unabhängig vom standardmäßig hinterlegten E-Mail-Kontakt.:
Art |
Welche Belege werden versendet? |
Buchhaltung Mail |
Ist die Buchhaltungsmail angelegt, erhält diese Adresse alle Belege, die Sie versenden. Wenn zusätzlich eine der folgenden Adressen angelegt wurde, so wird dieser Beleg nicht an die Buchhaltungsmail gesendet.
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Werbung Mail |
Mailadresse für den Erhalt von Werbemails.
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Storno Mail |
Mailadresse für den Erhalt von Stornobelegen.
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Rechnung Mail |
Mailadresse für den Erhalt von Rechnungen.
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Angebot Mail |
Mailadresse für den Erhalt von Angeboten.
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Lieferschein Mail |
Mailadresse für den Erhalt von Lieferscheinen.
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Arbeitsauftrag Mail |
Mailadresse für den Erhalt von Arbeitsaufträgen.
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Gutschrift/Korrekturbeleg Mail |
Mailadresse für den Erhalt von Gutschriften und Korrekturbelegen.
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Bestellung Mail |
Mailadresse für den Erhalt von Bestellungen.
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Einlagerungsanschreiben Mail |
Mailadresse für den Erhalt von Einlagerungsanschreiben.
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Wichtig: Hierbei handelt es sich um ein priorisiertes System. Die oberste Priorität haben die funktionsgebundenen Mailadressen (Werbung, Storno, Rechnung, Angebot, Lieferschein, Arbeitsauftrag, Gutschrift/Korrekturbeleg, Bestellung und Einlagerungsanschreiben). Sind diese nicht angelegt, so geht ein Beleg an die Buchhaltungsmail. Wenn auch diese nicht angelegt ist, so werden die Belege an die Standardmailadresse gesendet.
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